Digital Finance
Die Digitalisierung ist die große Herausforderung für Unternehmen in den nächsten Jahren. Unter dem Begriff Industrie 4.0 sind viele Unternehmen schon heute aktiv dabei, die Zukunft zu gestalten. Die digitale Revolution findet nicht nur in klassischen Internetbranchen statt, schon längst hat die digitale Vernetzung die Produktionshallen von mittelständischen Unternehmen erreicht. Auch vor dem Finanzwesen wird die Digitalisierung nicht stoppen.
Unser Leistungsbereich „Digital Finance“ rückt die Digitalisierung in Ihrer Finanzabteilung in den Mittelpunkt. Digital Finance ist die Ablösung analoger Abläufe und die Einführung automatisierter Prozesse von der Belegverarbeitung über den Monats- und Jahresabschluss bis hin zur Steuererklärung. Wenn Sie für Ihr Unternehmen die Notwendigkeit dieses Wandels erkennen, stellen Sie die Weichen für die Zukunft.
Kleeberg weist den Weg in die Zukunft
Digital Finance ist Revolution und Evolution zugleich. Es ist ein Weg, für den Sie einen strategischen Partner brauchen. Die IT-, Rechts- und Steuer-Experten bei Kleeberg bieten ganzheitliche Lösungen und unterstützen Sie bei allen strategischen Fragestellungen und Entscheidungen zur Digitalisierung.
Digital Finance ist ein bedeutendes Projekt für die Zukunft unseres Unternehmens
Elektronische Belegverarbeitung
In der Transformation manueller Prozesse steckt erhebliches Potential. Papier wird als Kommunikationsmedium innerhalb eines Unternehmens und nach außen zu Lieferanten und Kunden weichen. Jeder Bereich im Unternehmen kann von der Erzeugung, Bereitstellung und Verarbeitung von Belegen in digitaler Form profitieren. Hierzu zählen Bestellwesen, Rechnungsein- und -ausgänge, Zahlungen und Vorgänge im Personalwesen wie z.B. die Reisekostenabrechnung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die automatisierte Verarbeitung von Belegen bedeutet in diesen Bereichen einen großen Effizienzgewinn. Elektronische Workflows gewährleisten kurze Durchlaufzeiten und höhere Transparenz. Die Prozesssicherheit wird durch automatische Kontrollmechanismen wie z.B. das Vier-Augen-Prinzip erhöht.
Ziel ist der standardisierte Austausch
Immer mehr Unternehmen beginnen ihr Digital Finance-Projekt, indem sie den Rechnungseingang automatisieren. Dabei werden eintreffende Papierrechnungen gescannt und digital abgelegt. Ziel muss es allerdings sein, die Rechnungen direkt in einem elektronischen Format zu empfangen, um eine optimale Verarbeitung zu gewährleisten. Elektronische Formate wie ZUGFeRD oder die neue XRechnung haben sich für den standardisierten Austausch von Rechnungen etabliert.
Richtwert GoBD
Auch wenn Belege digital erzeugt und verarbeitet werden: ihre Behandlung muss stets den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen. Dieser Aspekt darf in einem Digital Finance-Projekt nicht vernachlässigt werden. Ein großer Vorteil ist, dass die Vorgaben technologieneutral gehalten sind. Der Einsatz bestimmter Systeme oder Techniken ist also nicht vorgeschrieben.
Für eine gesetzeskonforme Ausgestaltung digitaler Belegverarbeitung geben die GoBD den Takt vor. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ beinhalten essentielle Vorgaben, an denen sich jeder Prozess auszurichten hat. Aber auch andere Vorschriften wie das Umsatzsteuergesetz sind wichtig.
Mit den folgenden Begriffen geben wir einen kurzen Überblick über wesentliche Aspekte. Mit der richtigen Ausgestaltung dieser sowie weiterer Punkte unterstützen wir Sie kompetent und zielgerichtet bei Ihrem Digital Finance-Projekt.
Belegsicherung
Die Prozesse in Ihrem Unternehmen müssen sicherstellen, dass eingehende oder entstehende Belege zeitnah gegen Verlust gesichert werden. Dies kann z.B. durch die Ablage in einem Archivsystem, aber auch durch andere Maßnahmen wie ein striktes Rechtemanagement bewerkstelligt werden.
Internes Kontrollsystem
Den bestehenden Risiken bei der Belegverarbeitung gilt es, mit geeigneten Maßnahmen zu begegnen. Dazu ist ein internes Kontrollsystem (IKS) einzurichten und zu dokumentieren. Oftmals eine Schwierigkeit: die richtige Nachweisführung. Positiver Nebeneffekt: das IKS bereichert ein Tax Compliance Management System.
Aufbewahrung
Digitale Belege lassen sich kostensparend weltweit aufbewahren. Aber gerade eine Speicherung im Ausland oder bei einem Dienstleister kann zu Problemen mit den Behörden führen und ist daher im Vorfeld zu klären. Die IT-Infrastruktur muss in der Lage sein, die Belege über mehr als zehn Jahre vorzuhalten.
Systemwechsel
Die Digitalisierung stellt die ERP-Systeme vor große Herausforderungen. Sind die Potenziale ausgeschöpft, bleibt nur der Wechsel auf eine neue Software. Bei einer Migration werden üblicherweise nicht alle Daten aus den vergangenen Jahren übertragen. Deren Auswertbarkeit ist jedoch sicherzustellen, entweder über die alte Software oder über separate Tools.
Verfahrensdokumentation
In jedem Belegverarbeitungsprozess ist die Verfahrensdokumentation ein elementarer Bestandteil. Sie dient dazu, die aktuellen und alle bisherigen Prozessabläufe nachvollziehbar zu machen. Üblicherweise besteht eine Verfahrensdokumentation aus mehreren Teilen, die die technische und die Anwenderseite abdecken. Siehe dazu auch den nachfolgenden Abschnitt.
Schnittstellen
Eingehende Datensätze (z.B. per EDI) werden oftmals in ein Inhouse-Format konvertiert, um sie weiterverarbeiten zu können. Die Original-Formate sind ebenfalls aufzubewahren. Wichtig: Eine bestehende Datenstrukturierung und deren Auswertbarkeit müssen zwingend erhalten bleiben.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation wird mittlerweile in jeder Betriebsprüfung angefordert. Aufgrund komplexer steuerrelevanter Prozesse wie der Anbindung von Webshops, Kassensystemen oder der Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist dies ein nachvollziehbarer Schritt, schließlich muss sich der Betriebsprüfer in angemessener Zeit einen Überblick über die verwendeten Systeme bilden, um zielgerichtet prüfen zu können. Kann keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden, wirkt sich dies negativ auf die Prüfungsatmosphäre und die Ergebnisse aus. Im schlimmsten Fall drohen das Verwerfen der Buchführung und Hinzuschätzungen.
Dabei verfügen die Unternehmen meist über Dokumentationen wie Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbücher, technische Handbücher oder Prozessbeschreibungen ihrer wesentlichen Abläufe. Diese sind nur noch nicht unter dem einheitlichen Begriff einer Verfahrensdokumentation zusammengefasst. Mit der professionellen Unterstützung der Experten der Crowe Kleeberg IT Audit erfolgt der Aufbau einer Verfahrensdokumentation in fünf standardisierten Schritten.
1. Erstellen eines Systemüberblicks
Zunächst erfolgt die Aufnahme der wesentlichen Unternehmensprozesse und die Identifikation der steuerrelevanten Systeme. Das Ergebnis ist idealerweise eine grafische Übersicht mit der Darstellung von Prozessen und Datenflüssen, die einem Betriebsprüfer bereits die wichtigsten Fragen beantworten.
2. Sichtung bestehender Dokumentationen
Für die steuerrelevanten Systeme und Prozesse werden vorhandene Dokumentationen in Form von Unternehmensrichtlinien, Organisations- und Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbüchern, technischen Dokumentationen bis hin zu Betriebsdokumentationen zusammengetragen und gesichtet.
3. Aufnahme der Prozesse inkl. des internen Kontrollsystems
In Abhängigkeit des Dokumentationsumfangs werden vorhandene steuerrelevante Prozesse aufgenommen, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Dies erfolgt mittels Befragung von Mitarbeitern , der Beobachtung von Arbeitsabläufen und der Analyse von Datenflüssen. In diesem Zuge werden existierende interne Kontrollen identifiziert.
4. Ergänzung der Dokumentation
Fehlende Dokumentationen, die zum Verständnis eines Prozesses oder Systems wichtig sind, werden erstellt. Unzureichende oder veraltete Dokumentation werden überarbeitet, um sie auf den aktuellen Stand zu bringen. Sinnvolle interne Kontrollen werden implementiert.
5. Aufbau der Verfahrensdokumentation
Die vorhandenen Dokumentationen werden mit einem einheitlichen Dokument, welches als Dokumentensammler fungiert, zusammengefasst. Dieses Dokument stellt mit allen weiteren Unterlagen, auf die verwiesen wird, die Verfahrensdokumentation dar.
